Rabu, 04 Juli 2012

Manajemen Logistik Keperawatan

LATAR BELAKANG
Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factor-faktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima factor tersebut.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum.
Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit.Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.    PENGERTIAN UMUM
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/ alat-alat.
Logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan/ barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Dalam hal ini perlu dihindari terjadinya over promised interdelivered.
Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan, yaitu:
è Tujuan operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.
è Tujuan keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya.
è Tujuan pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin didalam system akuntansi.
Ada 5 komponen yang bergabung untuk membentuk system logistik, yaitu: (1) struktur lokasi fasilitas; (2) transportasi; (3) persediaan (inventory); (4) komunikasi; (5) penanganan (handling) dan penyimpanan (storage).
Tujuan logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana logistiklah material mengalir  ke kompleks manufacturing yang sangat luas dari Negara industri, dan produk-produk didistribusikan melalui saluran-saluran distribusi untuk konsumsi.
Ciri-ciri utama logistik adalah integrasi berbagai dimensi dan tuntutan terhadap pemindahan  dan penyimpanan yang strategis.
Seluruh rangkaian kegiatan ini harus dapat dipantau oleh pimpinan sehingga dapat selalu dijaga dan diarahkan agar selalu berjalan lancer, tidak boros, tepat guna adan berhasil guna yang sebaik-baiknya. Penyimpangan yang mungkin akan terjadi dapat segera diketahui dan dicegah sebelum berkembang terlalu jauh sehingga merugikan. Selanjutnya, upaya penyempurnaan dapat pula senantiasa dilaksanakan sedini mungkin apabila penngawasan dan evaluasi dapat dilaksanakan dengan mudah dan semua informasi yang diperlukan tersedia. 
B.     MANAJEMEN LOGISTIK KEPERAWATAN
è Pengertian
Kegiatan-kegiatan manajemen yang bertujuan untuk mencapai daya guna (efisiensi) yang optimal di dalam memanfaatkan barang dan jasa. Logistik modern dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para suplaier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan. Ciri-ciri utama logistik adalah integrasi berbagai dimensi dan tuntutan terhadap pemindahan (movement) dan penyimpanan (storage) yang strategis.
Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:
Unsur manajemen: Man                      Money              Material       Machine        Method
Fungsi Logistik:          Fungsi perencanaan   Fungsi penganggaran      Fungsi pengadaan                     Fungsi penyimpanan               Fungsi penyaluran                      Fungsi  penghapusan            Fungsi pengendalian
Fungsi manajemen: Planning                        Organizing                        Actuating                      Controlling                
 

Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistic.
C.    FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK
Manajemen logistik adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas logistik (lokasi fasilitas, transportasi, inventarisasi, komunikasi, pengurusan dan penyimpanan) telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial.
Perencanaan
Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007):
Penganggaran
Pengendalian (Control)
Pengadaan
Penghapusan
Penyimpanan
Pendistribusian
 

Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
Fungsi-fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari:
1.      Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Pimpinan/Staf
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas (Subagya: 1994).
                  Pengkajian
Persiapan               Pelaksana
Sasaran
Pengawas
 

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
·         Rencana jangka panjang (Long range)
·         Rencana jangka menengah (Mid range)
·         Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
*      Rencana Pembelian
*      Rencana Rehabilitasi
*      Rencana Dislokasi
*      Rencana Sewa
*      Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan  sebagai berikut:
Ø  Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat?
Ø  Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat?
Ø  Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat?
Ø  Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat?
Ø  Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat?
Ø  Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat?
Ø  Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat?
Fungsi perencanaan mencakup aktifitas dalam menetapkan sasaran, pedoman, dan pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian (detailering) dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.
2.      Fungsi penganggaran, merupakan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang serta jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.
3.      Fungsi pengadaan, merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kepada instansi-instansi pelaksana.
4.      Fungsi penyimpanan dan penyaluran, merupan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.
5.      Fungsi pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil barang inventaris.
6.      Fungsi penghapusan, yaitu berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan perkataan lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7.      Fungsi pengendalian, merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk mengawasi dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. Dalam fungsi ini diantaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya.
è Pengendalian Logistik Non Medis
Logistik non medis di rumah sakit biasanya merupakan barang kecil dan disebut dengan barang keperluan rumah tangga dari rumah sakit. Jenis-jenisnya antara lain :
1)      Alat tulis kantor
2)      Alat kebersihan
Pembicaraan logistik non medispenting karena hal berikut.
1.      Walaupun terdiri dari barang kecil-kecil, sering murah harganya, tetapi dapat mengangkat nama baik RS, seperti WC tak ada lisol jadi bau.
2.      Terdiri dari berbagai jenis barang yang kecil-kecil yang mudah hilang.
3.      Walaupun terdiri dari barang yang kecil, bila dijumlahkan akan bernilai rupiah yang besar, apalagi dalam jangka waktu yang lama.
Kepentingan tadi biasanya baru akan terasa bila telah terjadi kasus, dan nantinya akan ada saling menyalahkan diantara yang terlibat, untuk menghindari hal ini ada baiknya diatur pengendalian yang sederhana tetapi tepat, sederhana dalam artian tidak rumit birokratis, tetapi cukup mudah diikuti, tepat dalam arti bisa menjamin terjadinya efisiensi.
Mengenal logistic lebih rinci, perlu agar jelas apa yang perlu dikendalikan, kemudian cara permintaan dan pemberian logistik atau prosedur pelaksanaan menjadi jelas. Selanjutnya perlu jelas bagaimana pencatatan pemakaian logistik dan intinya adalah bagaimana pengendalian bisa ditetapkan.
Tentunya pengolahan dengan komputerisasi seperti sistem komputer akuntansi Inventorikan dapat mengendalikan stock secara lebih cepat, tepat dan lengkap. Tetapi dengan manual yang sederhana dapat pula dilakukan.
è Jenis Logistik Non Medis di RS
Secara umum logistik non medis terdiri dari :
1)      Alat tulis kantor
2)      Alat kebersihan
Akan dijelaskan pada table 18 hal-hal yang berhubungan dengan alat tulis kantor, alat kebersihan.
Tabel 18 : Jenis Logistik Non Medis di RS
NO
JENIS
URAIAN
1
2
Alat tulis kantor
Alat kebersihan
Barang-barang yang berhubungan dengan kebutuhan tulis menulis
Seperti : 1. Bolpoint
2. Buku kwarto
3. Kertas
4. Penggaris
Biasanya status tidak dikelompokkan pada jenis ini.
Barang-barang yang berhubungan dengan kebutuhan kebersihan baik alat atau bahan.
Contoh : 1. Kain pel
2. Sabun
3. Lisol
4. Tempat sampah

0 komentar:

Poskan Komentar

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | Lady Gaga, Salman Khan